Berlin/gc/www.ne-na.de.  Die E-Mail-Überflutung droht nach Ansicht von Matthias Spaetgens, Kreativ-Geschäftsführer bei Scholz & Friends http://www.s-f.com, zur  Arterienverkalkung moderner Organisationen zu werden.

„Wir leben von den Ideen unserer Leute. Doch die Mailflut unterbricht permanent kreative Prozesse und zerstört die Kommunikationskultur“, beklagt sich der Werbefachmann nach einem Bericht der Welt am Sonntag (WamS). Ein breiter und schnell fließender Strom schwappe über Berufstätige, die ihre Arbeit an einem internetfähigen Computer versehen. „Ein Teil kommt von außen - es sind digitale Wurfsendungen, in denen für Potenzmittel, Reisen oder Glücksspiele geworben wird. Selbst wenn nur ein Prozent der Botschaften solche ‚Spammails’ sind, will der Softwarehersteller McAfee errechnet haben, entstehen einem Unternehmen mit 1000 Mitarbeitern dadurch jährlich rund 40.000 Euro Kosten“, so die WamS.

Dazu komme der tägliche kommunikative Overkill, für den es noch keine Filter gibt. Eilige Terminsachen, Sitzungsprotokolle, Rückfragen, zotige Powerpointwitze. „Der Strom versiegt nie und fordert ständige Aufmerksamkeit. Wer ihn staut, steht nach dem Urlaub vor einem ganzen See, und es fließt ständig nach“, schreibt der WamS-Redakteur Steffen Fründt. Mailserver würden auch keine Vorzimmer mehr kennen.

„Früher wurde die Post von den Sekretariaten für Führungskräfte vorsortiert und nur das Wichtigste kam in die Tagesmappe. Heute beschäftigen sich die meisten Chefs höchst persönlich mit ihrem elektronischen Posteingang“, sagte Lars Thomsen vom Münchner Trendbüro „Future Matters“ beim Mehrwertforum der Deutschen Telekom https://mwl.telekom.de/mehrwertforum in Berlin.

Die permanente Informationsüberflutung führe zu Gefühlen von Überlastung und Fremdbestimmung. In immer mehr Jobs liege die zentrale Kompetenz in einem professionellen Medienmanagement. So wendet die Firma ItyX http://www.ityx-solutions.de, Systemintegrator und Spezialist für Kundeninteraktionen, Methoden der Künstlichen Intelligenz an für die automatisierte E-Mail-Verarbeitung. Das Spezialgebiet von ItyX-Vorstand Andreas Klug ist die Computerlinguistische Forschung zur Optimierung von digitalen Geschäftsvorfällen.

„Unser System ‚Mediatrix’ kann beispielsweise im Kundenservice eingehende E-Mails analysieren  und intelligent an  verfügbare Servicemitarbeiter verteilen. Es senkt die Bearbeitungszeiten um 25 bis 55 Prozent“, sagte Klug bei seinem Mehrwertforum-Vortrag „Digitale Innovation trifft Künstliche Intelligenz.

Es handele sich um ein lernfähiges System auf Basis dynamischer Lernmengen. „Durch den Einsatz von Mediatrix steuert das Bosch Communications Center (BCC) http://www.de.boschcommunicationcenter.com mandantenspezifische E-Mail-Prozesse und baut gleichzeitig essentielles Wissen auf“, ergänzte BCC-Manager Gerd Hauer, verantwortlich für den Standort Berlin. Die E-Mail-Anfragen werden automatisch kategorisiert und Expertenteams zugeordnet. Die Mitarbeiter erhalten Antwortvorschläge. Es gibt Übersichten der Kundenhistorie, Nachverfolgungs- und Eskalationsfunktionen sowie eine integrierte Wissensdatenbank.

Auf dem Mehrwertforum wurde zudem ein System vorgestellt, um die Ressourcenauslastung im Kundenservice und die Qualität der Servicebearbeitung zu verbessern. Um für die automatische Anrufverteilung ein flexibles Echtzeit-Monitoring zu realisieren, hat das Dortmunder Softwareunternehmen VoicInt Telecommunications http://www.voicint.com sein „Web Enterprise Monitoring“ an die Call- Center-Plattform der Deutschen Telekom angebunden.

„So stehen Kunden umfassende Informationen, Statistiken und Kennzahlen parallel zu den laufenden Prozessen bereit. Über einen beliebigen Webbrowser und sogar über Mobilfunkgeräte wie das iPhone können die Verantwortlichen beispielsweise Informationen zur Anzahl der Anrufe und Gespräche, zur Erreichbarkeit, zu Gesprächsdauer oder Service Level abrufen“, erläuterte Peter Nowack, Geschäftsführer von VoicInt.

In der Optimierung der Mensch-Maschine-Schnittstelle sieht Sprachdialogexperte Lupo Pape, Geschäftsführer von SemanticEdge http://www.semanticedge.de, den Schlüssel zur Bewältigung der Informationsflut. Intelligente Systeme sollten in der Lage sein, Vorschläge zu unterbreiten, die auf dem Verständnis und Kontext der Situation beruhen. „Die Absichten, Hintergründe und der ‚Leidensdruck' des Kommunikationspartners müssen antizipiert werden, sagt Pape.

Er favorisiert den virtuellen Dialog Manager: „Er ist das Gehirn des Systems: Stratege, Controller, Informationsassistent, Vertriebsmitarbeiter: Der Dialog-Manager agiert als zentrale Stelle im System, interpretiert jede Anfrage und leitet diese zur Verarbeitung an die übrigen Module weiter. Er entscheidet, ob und wie eine Frage gestellt wird und wie eingehende Fragen beantwortet werden“, erläutert Pape die Vorzüge einer intelligenten Automatisierungsstrategie.